AI поема офисната работа с документи най-добре там, където документът има позната форма, резултатът влиза в система, която вече използвате, и човек проверява само изключенията. За повечето компании това са входящите фактури от доставчици или поръчките от клиенти. Сертификатите и придружителните документи идват след тях, а договорите и вътрешното търсене най-накрая, защото там най-трудно се проверява кой отговор е верният. По-долу са трите групи документи: какво се променя, какви данни трябват, какво трябва да е налице, преди да започнете, и какво да измерите.
Откъде тръгват българските компании
Според Евростат през 2023 г. 75,6 % от българските предприятия с 10 и повече заети са изпращали фактури на хартия (ЕС: 70,2 %), а 64,5 % са изпращали електронни фактури, които не са подходящи за автоматична обработка, например PDF (ЕС: 72,8 %). Електронни фактури в структуриран вид, които система може да прочете без човек, са изпращали 15,8 % (ЕС: 38,7 %). Една компания често изпраща фактури и в трите вида, затова процентите се застъпват. Ако входящите фактури изглеждат по същия начин, повечето фактури, които една българска компания получава, вероятно някой трябва да прочете, преди да влязат в счетоводството.
Пак според Евростат, през 2025 г. AI използват 8,6 % от българските предприятия с 10 и повече заети при 20,0 % в ЕС. Технологии за анализ на писмен текст използват 5,0 % (ЕС: 11,8 %), а AI за счетоводство, контрол или финансово управление 2,1 % (ЕС: 4,6 %). Готов търговски софтуер с AI използват 5,6 % от предприятията. За повечето компании първото приложение за документи вероятно ще е и първото им приложение на AI, и най-вероятно ще бъде готов продукт, настроен към техните документи.
Мястото, където документът трябва да стигне, е важно колкото самото четене. ERP система имат 26,6 % от българските предприятия с 10 и повече заети (ЕС: 46,5 %, Евростат), а според НСИ делът е 41,9 % при средните и 73,7 % при големите предприятия. Където няма ERP, документът стига до счетоводната програма и до счетоводителя, и приложението трябва да се впише в този път.
1. Документи, които се въвеждат в системата
Входящи фактури, поръчки от клиенти, стокови разписки и приемо-предавателни протоколи.
Какво се променя. Моделът чете документа, попълва полетата (доставчик, номер, дата, редове, суми, ДДС), сверява ги с поръчката и със стоковата разписка и предлага осчетоводяване или въвеждане на поръчката. Човекът вижда само документите, при които нещо не съвпада.
Защо сега. Министерството на финансите публикува за обществено обсъждане до 23 октомври 2026 г. проект на Закон за изменение и допълнение на Закона за данък върху добавената стойност. Според проекта регистриран по ДДС доставчик, установен в България, от 1 януари 2028 г. задължително издава структурирани електронни фактури за доставките в страната, когато получателят е установен в страната и е данъчно задължено лице, данъчно незадължено юридическо лице или държавен или местен орган. Фактурата се счита за издадена, когато националната система на НАП я провери и ѝ даде уникален код за съответствие. Техническите изисквания ще се определят с наредба на министъра на финансите, а проектът предвижда шест месеца за тестване на връзката със системата. Според проекта няма право на данъчен кредит, когато доставчикът е бил задължен да издаде структурирана фактура, а не го е направил; какво означава това за вас, ще каже счетоводителят ви. Това е проект и може да се промени или да не бъде приет. На ниво ЕС Директива (ЕС) 2025/516 от пакета за правилата за ДДС в ерата на цифровите технологии позволява на държавите членки при определени условия да въвеждат задължително електронно фактуриране от 14 април 2025 г., а от 1 юли 2030 г. трансграничните доставки между предприятия минават към цифрово отчитане, основано на електронни фактури. Общият европейски стандарт за електронна фактура е EN 16931.
Ако проектът бъде приет в този вид, фактурите от регистрираните по ДДС доставчици, установени в България, освен издадените на каса като разширен фискален бон (например за гориво), ще идват като структурирани данни, които система чете без човек, и четенето им вече няма да е проблемът. Остава работата след четенето: сверката с поръчката и стоковата разписка, осчетоводяването и изключенията. Фактурите от доставчици без регистрация по ДДС и от чуждестранни доставчици (от ЕС поне до 2030 г.), поръчките от клиенти и сертификатите ще продължат да идват като PDF, на хартия или по имейл. Затова изберете решение, което обработва и структурирани фактури, и PDF, и хартия, вместо да изграждате тежко решение само за четене на PDF фактури от български доставчици.
Нужни данни. Извадка от документите за последните три месеца по вид и канал (имейл, хартия, портал, структурирана фактура), номенклатурата на доставчиците, поръчките и стоковите разписки в системата.
Какво трябва да е налице. Един запис за всеки доставчик, с верен идентификационен номер по ДДС. Система, която приема импорт. Ясно правило кой решава, когато сумите или количествата не съвпадат.
Отговорник. Главният счетоводител за входящите фактури, ръководителят на обработката на поръчки за поръчките.
Първа проверка: две седмици. Колко документа идват месечно по вид и канал и каква част от тях днес изисква уточнение.
Какво да измерите. Дела на документите, обработени без ръчна намеса; точността по поле (сума, ДДС, доставчик); времето от получаване до осчетоводяване; броя изключения на 100 документа.
2. Документи, които се проверяват спрямо правило
Сертификати от доставчици (за съответствие, за анализ, за произход), транспортни и износни документи, гаранционни карти.
Какво се променя. Моделът проверява всеки документ спрямо списък: правилният вид документ ли е, валиден ли е към датата, съвпада ли партидата или пратката, има ли всички задължителни полета, подпис и печат. Липсващите и изтичащите документи излизат като списък, преди пратката да започне да чака.
Трудността. Верният отговор зависи от правило, а правилото често е в главата на един човек. Затова първата работа е то да се запише: какво изисква всеки пазар и всеки голям клиент, за кой вид стока.
Нужни данни. Списъкът с изисквания по пазар и клиент, извадка от документите, регистърът на получените документи по партида или пратка.
Какво трябва да е налице. Записани правила, всяко със свой отговорник. Регистър, в който документът е свързан с партидата или пратката.
Отговорник. Мениджърът по качеството за сертификатите, ръководителят на износа или логистиката за придружителните документи.
Първа проверка: две седмици. Запишете правилата за трите най-чести вида документи и пребройте колко пратки през последното тримесечие са чакали документ.
Какво да измерите. Пратките, забавени заради липсващ или грешен документ; изтеклите сертификати, открити преди доставката; времето за събиране на документите за една пратка.
3. Документи, които хората търсят и четат
Договори, вътрешни правила и процедури, кореспонденция с контрагенти.
Какво се променя. Търсене, което отговаря на въпрос с цитат от документа и връзка към източника. Обобщения на ключовите условия на договорите (срок, подновяване, предизвестие, неустойки), събрани в регистър.
Трудността. Тук верният отговор се проверява най-трудно: обобщението може да звучи правилно и да е грешно. Затова всеки отговор показва текста, на който стъпва, а обобщението на договор влиза в регистъра едва след проверка от човек.
Правната рамка. Договорите и сходните документи често съдържат лични данни. Ако документите минават през външна AI услуга, проверете с юристите си дали доставчикът ѝ обработва лични данни от ваше име и какво трябва да съдържа договорът с него според чл. 28 от Общия регламент относно защитата на данните. Как тези правила се прилагат във вашия случай, решават юристите и длъжностното лице по защита на данните.
Нужни данни. Документите на едно място, с отбелязана актуална версия; правата за достъп.
Какво трябва да е налице. Една актуална версия на всеки документ. Права за достъп, които следват днешното правило кой какво може да вижда.
Отговорник. Юристът или ръководителят, който отговаря за договорите; за процедурите, оперативният директор.
Първа проверка: две седмици. Колко договора са активни, къде се пазят и има ли регистър на сроковете за подновяване и предизвестие.
Какво да измерите. Времето за отговор на стандартен въпрос, например какъв е срокът за предизвестие по договора с даден доставчик; пропуснатите срокове за подновяване или предизвестие; дела на отговорите с верен източник.
С кой да започнете
Започнете с документа, който има най-голям обем, най-ясен верен отговор и един отговорник. За повечето компании това са входящите фактури или поръчките от клиенти. При входящите фактури вложете усилието в сверката и изключенията: ако проектът за електронните фактури бъде приет, фактурите от регистрираните по ДДС доставчици, установени в България, освен разширените фискални бонове, ще идват като данни. Ако изнасяте или продавате на вериги, които изискват сертификати, втората група може да спести повече, защото там цената на грешката е задържана пратка. Договорите оставете за по-късно, освен ако пропуснат срок вече ви е струвал пари. И в трите случая запишете изходното ниво преди промяната: без него резултатът е мнение.
Как да го проверите, без да рискувате счетоводството
Първите 90 дни могат да се подредят така, че нито един документ да не зависи от модела, преди той да се е доказал. През първия месец се събира извадката и се записва изходното ниво: време за документ, грешки, изключения. През втория моделът работи „в сянка“: чете същите документи, хората работят както досега, а разликата се записва поле по поле. През третия месец моделът поема един вид документ от една група доставчици и записва сам само когато всички проверки минават: сумите се връзват, ДДС е верен, доставчикът е в номенклатурата. Всичко останало отива при човек. В края има три възможни решения: разширяване, поправка или спиране. Ако в сянка моделът не е по-точен от досегашния начин по полетата, които имат значение (сума, ДДС, доставчик), той не минава на живо.
Какво този подход не може да направи
Не поправя лошото сканиране и ръкописния текст. Чете ги по-ненадеждно, затова понякога първата стъпка е по-добро сканиране. Не поправя липсващи основни данни: ако доставчикът го няма в системата, фактурата му остава изключение. Не решава спор с доставчик. Обобщението на договор не е правен съвет. Търсенето е толкова добро, колкото е редът във версиите. И работата на хората се променя от въвеждане към проверка на изключения, което също трябва да се планира: кой проверява, кога и в какъв срок.
Ако не е ясно с кой документ да започнете, точно това решава двуседмичната AI стратегия: интервюта, оценен портфейл от приложения и план за първите 90 дни.
