Verschiebung der Hochrisiko-Fristen: was sich an der KI-Verordnung wirklich ändert

Die Nachricht, dass die Fristen für Hochrisikosysteme verschoben werden, wurde in vielen Unternehmen als Erlaubnis gelesen, auch die Vorbereitung zu verschieben. Das ist eine teure Fehldeutung, denn der Teil der Pflichten, der am meisten Zeit braucht, ist nicht verschoben worden.

Was sich ändert

Der Vorschlag für eine digitale Omnibus-Verordnung über KI verschiebt die Anwendung der Pflichten für Hochrisikosysteme. Für Systeme nach Anhang III — jene, bei denen das Risiko aus der Anwendung folgt, etwa Beschäftigung, Kreditwürdigkeit, Bildung oder Zugang zu wesentlichen Diensten — verschiebt sich die Frist in Richtung Dezember 2027. Für Systeme nach Anhang I, bei denen KI Sicherheitsbauteil eines bereits sektoral regulierten Produkts ist, verschiebt sie sich in Richtung August 2028.

Die Begründung ist praktisch: Harmonisierte Normen und Leitlinien liegen nicht vor, und ohne sie können Unternehmen Konformität nicht gegen etwas Bestimmtes nachweisen.

Der Vorbehalt, den die meisten Zusammenfassungen weglassen

Die Verschiebung entfaltet Rechtswirkung erst mit der Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union. Bis dahin gelten die Fristen der Verordnung (EU) 2024/1689 in ihrer ursprünglichen Fassung. Wer seine interne Planung auf eine Meldung über eine politische Einigung stützt, geht ein Risiko ein, das sich vermeiden lässt — planen Sie nach den neuen Daten, aber streichen Sie nichts vor der Veröffentlichung.

Den jeweils aktuellen Stand führt die Zeitleiste zur Umsetzung des AI Act Service Desk.

Was sich überhaupt nicht ändert

Verbotene Praktiken bleiben verboten und gelten bereits. Transparenzpflichten bei der Interaktion mit KI-Systemen und bei erzeugten Inhalten bleiben bestehen. Die Anforderung an ein ausreichendes Mass an KI-Kompetenz beim Personal, das solche Systeme betreibt und nutzt, bleibt bestehen. Für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck gilt ein eigener Zeitplan.

Und vor allem: Die Datenschutz-Grundverordnung ändert sich überhaupt nicht. Die meisten realen Probleme, die Unternehmen in den nächsten zwei Jahren mit KI bekommen werden, sind datenschutzrechtliche und keine der KI-Verordnung. Die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz und die Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses bleiben unverändert anwendbar.

Ebenso unverändert bleibt die betriebliche Mitbestimmung. Die Verschiebung einer europäischen Frist berührt § 87 Betriebsverfassungsgesetz nicht. Wer ein System einführt, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, braucht die Beteiligung des Betriebsrats — unabhängig davon, wann die KI-Verordnung greift.

Warum die zusätzliche Zeit weniger ist, als sie scheint

Die längste Arbeit ist nicht das Schreiben der Dokumentation. Es ist die Feststellung der Tatsachen: welche Systeme im Unternehmen genutzt werden, wer sie eingeführt hat, auf welchen Daten sie arbeiten, wer der Anbieter ist und unter welchem Vertrag. In einem Unternehmen mit hunderten Prozessen dauert diese Bestandsaufnahme Monate, und sie ist Voraussetzung für jeden weiteren Schritt.

Danach folgt die Einstufung, die für jedes System eine bestimmte Zweckbestimmung verlangt und keine allgemeine Beschreibung. Erst dann ist es sinnvoll, über Dokumentation und Kontrollen zu sprechen. Wer 2027 beginnt, erledigt die ersten beiden Schritte unter Zeitdruck.

Es gibt eine Reihenfolge, die im Mittelstand funktioniert. Die ersten drei Monate gehören dem Verzeichnis und der Zweckbestimmung. Die folgenden drei der Rolle und den Verträgen, weil sie von der Zweckbestimmung abhängen. Erst danach lohnt Dokumentation — bis dahin beschriebe sie ein System, dessen Einstufung noch offen ist. Diese Reihenfolge umzudrehen ist der teuerste verbreitete Fehler.

Das Systemverzeichnis bringt am meisten

Wenn im kommenden Jahr nur eine Sache getan wird, dann ein Verzeichnis. Je genutztem System: Bezeichnung, Anbieter, interne verantwortliche Person, Zweckbestimmung in einem Satz, verarbeitete Datenkategorien, betroffene Personengruppen, Rolle des Unternehmens und die aktuelle Einstufung mit Begründung.

Dieses Verzeichnis ist keine regulatorische Formalie. Es ist die Voraussetzung für jedes weitere Gespräch — mit dem Anbieter, mit der Revision, mit der Aufsicht, mit dem Versicherer. Unternehmen, die es haben, beantworten Fragen in Tagen; die anderen verbringen die ersten Monate jeder Prüfung damit, Tatsachen zusammenzutragen, die vorliegen sollten.

Ein praktischer Hinweis: Das Verzeichnis muss auch die ohne zentrale Freigabe eingeführten Systeme erfassen. Werkzeuge, die eine Fachabteilung per Firmenkarte gebucht hat, sind die am häufigsten übersehene und typischerweise am schlechtesten dokumentierte Kategorie.

Was Sie jetzt von Anbietern verlangen sollten

Die Zeit bis zu den neuen Fristen ist in den Verträgen am besten investiert, weil diese selten neu verhandelt werden. Was jetzt nicht gefordert wird, bleibt bis zum nächsten Zyklus unverändert.

Vier Punkte haben praktische Bedeutung. Eine Vorabmitteilung bei wesentlichen Modelländerungen mit ausreichender Frist zur erneuten Bewertung. Eine Zusage, die technische Dokumentation und die Informationen bereitzustellen, die der Betreiber für seine eigenen Pflichten braucht. Die Möglichkeit, eine Entscheidung aus einem bestimmten vergangenen Zeitpunkt zu reproduzieren. Und eine ausdrückliche Zuordnung der Rollen Anbieter und Betreiber — schriftlich, nicht stillschweigend abgeleitet.

Verlangen Sie zusätzlich die Zweckbestimmung vom Anbieter selbst. Weicht sie von Ihrer geplanten Nutzung ab, ist das ein Signal, das vor die Unterschrift gehört: Eine Nutzung ausserhalb der erklärten Zweckbestimmung kann Ihre Rolle und damit den gesamten Pflichtenkreis verändern.

Anbieter oder Betreiber ändert, was Sie schulden

Die Rolle bestimmt die Pflichten. Der Betreiber eines Hochrisikosystems schuldet menschliche Aufsicht, bestimmungsgemässe Verwendung, Beobachtung und Protokollierung. Der Anbieter schuldet erheblich mehr: Risikomanagementsystem, Daten-Governance, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung.

Die Abgrenzung ist nicht immer offensichtlich. Wer die Zweckbestimmung eines zugekauften Systems wesentlich ändert oder es unter eigenem Namen anbietet, kann zum Anbieter werden, ohne das bewusst entschieden zu haben. Die Leitlinien für Anbieter und Betreiber von Hochrisikosystemen sind der Ausgangspunkt dieser Beurteilung — und sie gehört vor den Vertrag, nicht danach.

Nützlich ist zudem, die Verschiebung nicht als einmaliges Ereignis zu behandeln. Der Zeitplan der KI-Verordnung ist seit ihrer Verabschiedung mehrfach Gegenstand von Anpassungen gewesen, und weitere sind nicht ausgeschlossen. Eine Vorbereitung, die auf ein bestimmtes Datum hin gebaut ist, muss bei jeder Korrektur neu geplant werden. Eine Vorbereitung, die auf Bestandsaufnahme, Zweckbestimmung und Nachweisfähigkeit gebaut ist, bleibt gültig, gleich wie sich die Daten verschieben — und ist genau deshalb die günstigere Grundlage.

Was mit der Zeit zu tun ist

Drei Dinge haben Wert, unabhängig davon, wie sich die Fristen entwickeln. Erstens: Schliessen Sie die Bestandsaufnahme ab und halten Sie die Zweckbestimmung jedes Systems in einem Satz fest. Zweitens: Bestimmen Sie Ihre Rolle je System und prüfen Sie, ob der Vertrag sie abbildet. Drittens: Bauen Sie die Evaluierungsdatensätze für die bereits laufenden Anwendungen — sie nützen sofort, unabhängig vom regulatorischen Kalender.

Verfolgen Sie zudem die Hinweise des KI-Büros der EU. Ein grosser Teil der praktischen Last wird aus Leitlinien und Normen kommen, nicht aus dem Verordnungstext.

Beachten Sie schliesslich die interne Kommunikation. Die Meldung über verschobene Fristen erreicht die Geschäftsleitung schneller als die Analyse, was genau verschoben wurde. Ein einseitiges internes Papier — was bereits gilt, was sich verschiebt und ab wann die Verschiebung wirkt, und welche geplanten Arbeiten unverändert weiterlaufen — kostet eine Stunde und erspart Monate verlorener Dynamik. Unternehmen, die ihre Vorbereitung bei der ersten Meldung gestoppt haben, beginnen sie später meist von vorn statt dort, wo sie standen.

Was das nicht beantworten kann

Keine Analyse kann heute sagen, wie die endgültigen harmonisierten Normen aussehen werden. Die Vorbereitung sollte deshalb auf das gerichtet sein, was in jeder Variante gebraucht wird — Bestandsaufnahme, Zweckbestimmung, Rolle, Daten, Evaluierung — und nicht auf das vorsorgliche Schreiben von Dokumentation gegen eine Norm, die es noch nicht gibt.

Wenn Sie unsicher sind, welche Ihrer Systeme in den Anwendungsbereich fallen und in welcher Rolle, beginnen Sie mit der Bewertung von Anwendungsbereich und Einstufung.

Dieser Beitrag ist eine Adaption des englischen Originals. Im Zweifel gilt die englische Fassung.